Jouw persoonsgegevens bij Ipse de Bruggen Maatwerk

Hoe we om moeten gaan met persoonsgegevens is bij wet (Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort AVG) geregeld. Ipse de Bruggen Maatwerk moet aantonen dat zij zich aan de wet houdt en heeft voor de verantwoording over de omgang met jouw persoonsgegevens de privacyverklaring opgesteld. Deze privacyverklaring is allereerst bedoeld voor medewerkers die in dienst zijn bij Ipse de Bruggen Maatwerk, maar is ook beschikbaar voor ingehuurd personeel, stagiaires, vrijwilligers, etc. Deze privacyverklaring is een makkelijk leesbare, vereenvoudigde beschrijving van verplichtingen van Ipse de Bruggen Maatwerk en rechten voor medewerkers.

Wat betekent de privacyverklaring voor jou

In het kort: wij hebben de verantwoordelijkheid jou te vertellen wat er met je persoonsgegevens gebeurt. Wij geven aan welke persoonsgegevens we vragen, waar we die voor gebruiken, wie ze gebruikt en aan wie we de gegevens verstrekken. Als werkgever kunnen we niet om het gebruik van persoonsgegevens heen. Maar we doen het zo weinig als mogelijk, zoveel als noodzakelijk en zo veilig als realistisch is.

Zo weinig als mogelijk om de privacy van iedereen zoveel mogelijk te beschermen. Zoveel als noodzakelijk omdat het onmogelijk is een goede werkgever te zijn zonder persoonsgegevens te gebruiken. Zo veilig als realistisch omdat beveiligingsmaatregelen de bedrijfsvoering niet te veel mogen belemmeren.

Welke (standaard) gegevens hebben we van jou nodig en waarvoor:
NAW -/contactgegevens en persoonlijke kenmerken (geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit). Deze gegevens gebruiken we voor onze bedrijfsvoering, correspondentie en persoonlijke communicatie
Medewerkersnummer. Dit nummer kennen we aan elke medewerker toe en is uniek voor de arbeidsrelatie die we met je hebben
Burgerservicenummer (BSN). Dit gebruiken we voor de uitwisseling van gegevens met belastingdienst, pensioenfonds, arbodienst en UWV
Kopie identiteitsbewijs. We gebruiken de kopie niet voor de eigen bedrijfsvoering, maar hebben hem nodig voor de belastingdienst en voor de accountant
Bankrekeningnummer. Hierop storten we je salaris
Kwalificatie (opleidingen, VOG, ervaring, vorige functies). We leggen deze gegevens vast om je te kunnen begeleiden in je loopbaanontwikkeling en te kunnen bepalen in welke mate je gekwalificeerd bent voor een (toekomstige) functie
Verlof- en verzuimgegevens. Hiermee bepalen we je recht op verlof en houden we het verzuimdossier bij
Salarisgegevens (inclusief loonbelastingverklaring). Deze gegevens hebben we nodig om je salaris te kunnen berekenen
Verslagen functioneringsgesprekken. Deze gegevens gebruiken we tot bij het volgende functioneringsgesprek, met het oog op het organiseren van loopbaanbegeleiding

Bovenstaande gegevens mogen we gebruiken zonder daarvoor je specifieke toestemming te vragen.

Overige persoonsgegevens

Gegevens dienen altijd met een omschreven doel te worden vastgelegd. Bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld religie, strafrechtelijk verleden, lidmaatschap van een vakbond, ras en gezondheidsgegevens) mogen wij niet vastleggen. In een aantal situaties kan toestemming hiervoor een uitzondering vormen. Bijvoorbeeld een pasfoto; deze kan ook iets over iemands ras of religie zeggen en is daarom een bijzonder persoonsgegeven. Wanneer we foto’s van medewerkers willen vastleggen dan is toestemming nodig om dit mogelijk te maken. Toestemming kun je overigens altijd weer intrekken. Aanvullend: bij indiensttreding moet je een kopie van je identiteitsbewijs inleveren. Hierop staat ook je pasfoto. Dit is verplicht voor het voldoen aan wettelijke eisen, gesteld door de Belastingen. Het kopie van je identiteitsbewijs gebruikt Ipse de Bruggen Maatwerk dus nooit. Op MijnIdB is het mogelijk zelf je foto te plaatsen in je eigen profiel. Het plaatsen van je foto is daarmee een eigen, vrijwillige keuze. Indien Ipse de Bruggen Maatwerk beelden (stilstaand of bewegend) wil gebruiken waarop je te zien en te herkennen bent voor plaatsing op het intranet, dan wordt altijd toestemming gevraagd.

Wanneer Ipse de Bruggen Maatwerk een gerechtvaardigd belang heeft om gegevens te verzamelen en vast te leggen, mag dit zonder toestemming worden gedaan. Dit heeft o.a. betrekking op het gebruik van internet en email door medewerkers. Het gebruik wordt gemonitord om inzicht te krijgen in het totale gebruik en om onrechtmatig gebruik of zelfs misbruik te voorkomen. Je kunt hierbij denken aan email verkeersgegevens, internet gegevens (URL’s) en inhoud van berichten. Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens. Mocht een medewerker ervan verdacht worden de regels te overtreden dan kan gedurende een bepaalde (korte) periode gerichte controle plaatsvinden. Alleen bij zwaarwegende redenen vindt controle op inhoud plaats.

Hoe verkrijgt Ipse de Bruggen Maatwerk je persoonsgegevens?

De meeste persoonsgegevens krijgen we gewoon van jou bij indiensttreding. Je personeelsdossier vult zich gedurende je loopbaan.

Intern gebruik van de gegevens

Om jouw privacy zoveel mogelijk te beschermen beperken we het intern gebruik van je persoonsgegevens zoveel als mogelijk. Alleen medewerkers die op basis van hun functie de gegevens moeten gebruiken, mogen dat. Dat regelen we door die medewerkers bevoegdheid te verlenen (autorisatie) voor toegang tot geautomatiseerde systemen.
Versie 1 (22 mei 2018)

Extern gebruik van gegevens

Verplichte doorgifte
Voor goed werkgeverschap heeft Ipse de Bruggen Maatwerk de verplichting om sommige persoonsgegevens te delen met externe partijen, zoals de Belastingdienst, UWV, het pensioenfonds en de bedrijfsarts. Deze uitwisseling vindt plaats via beveiligde verbindingen. In bijzondere situaties kan Ipse de Bruggen Maatwerk ook aan andere instanties verplicht worden om gegevens over jou te verstrekken; denk aan een gerechtsdeurwaarder in geval van een dreigend loonbeslag of in geval van een justitieel onderzoek.

Inzage door leveranciers van software/computerprogramma’s
Voor haar bedrijfsvoering maakt Ipse de Bruggen Maatwerk gebruik van veel computerprogramma’s. De leveranciers van de programma’s ondersteunen en onderhouden die en daardoor zijn de persoonsgegevens in die programma’s (soms) ook toegankelijk voor medewerkers van die leveranciers. We sluiten dan een verwerkersovereenkomst af waarmee we de leverancier verplichten op een even zorgvuldige manier met persoonsgegevens om te gaan als Ipse de Bruggen Maatwerk zelf.

Overige doorgifte
Wij delen gegevens dus alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Wanneer wij aan anderen gegevens verstrekken doen wij dit alleen nadat we je toestemming hebben verkregen.

Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

Als je dienstverband met Ipse de Bruggen Maatwerk is beëindigd zijn je persoonsgegevens nog even nodig voor administratieve afhandelingen. Daarna verwijderen we ze uit alle systemen. De kopie van je identiteitsbewijs en je loonbelastingverklaring moeten we ten behoeve van de belastingdienst nog vijf jaar bewaren. De gegevens uit de salarisadministratie dienen we nog zeven jaar te bewaren. De andere onderdelen van je personeelsdossier bewaren we nog twee jaar. Na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigen we alle gegevens. Gegevens over het gebruik van internet en email worden in beginsel zes maanden bewaard, tenzij er een vermoeden is van misbruik.

Jouw rechten met betrekking tot je eigen persoonsgegevens

Als werkgever moeten we je persoonsgegevens gebruiken. Maar de persoonsgegevens hebben wel op jou betrekking. Daarom hebt je het recht om je persoonsgegevens
– in te zien
– te corrigeren als ze niet juist zijn
– in digitaal leesbare vorm over te laten dragen naar andere organisaties op jouw verzoek.

Daarnaast heb je het recht je gegevens te (laten) verwijderen of bezwaar te maken tegen verwerking van gegevens. Hiervoor dient een schriftelijk verzoek te worden ingediend. Via de service desk kan je aan het aanvraagformulier komen. Nadere informatie is ook bij de afdeling HRM te verkrijgen.

Meer weten? Oneens met de vastlegging van gegevens of hoe Ipse de Bruggen Maatwerk hiermee omgaat?

Ben je het niet eens met hoe Ipse de Bruggen Maatwerk met jouw gegevens omgaat? Of vind je dat er teveel persoonsgegevens worden vastgelegd? Dit zijn slechts twee voorbeeldvragen. Voor alle vragen over het privacybeleid en de uitvoering hiervan mag je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Ipse de Bruggen Maatwerk, Peter van der Zwan, op email adres: Peter.van.der.Zwan@ipsedebruggen.nl. Wilt je je nader verdiepen in de regels die gelden voor het omgaan met persoonsgegevens in de zorg dan kun je de website van Autoriteit Persoonsgegevens bezoeken: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. De tekst van de AVG is online te vinden en ook zijn er apps over dit onderwerp beschikbaar.

Contactgegevens:

www.ipsedebruggen.nl

Louis Braillelaan 42, 2719 EK Zoetermeer
Telefoonnummer: 088 – 967 50 00

Peter van der Zwan is de Functionaris Gegevensbescherming van Ipse de Bruggen Maatwerk, te bereiken via Peter.van.der.Zwan@ipsedebruggen.nl

Altijd

Trainingen

We hebben trainingen voor mensen met een verstandelijke beperking. Zelfstandigheid en zelfredzaamheid staan centraal.

Lees verder >

Zinvol aan de slag

Zinvol aan de slag bij onze dagbesteding? Bekijk ons aanbod in uw gemeente.

Lees verder >